Offre d'emploi

Description :

• Accueillir les visiteurs, les informer et les diriger vers la personne appropriée. Recevoir et acheminer les appels téléphoniques. Recevoir, distribuer et répondre aux courriels;
• Effectuer le secrétariat, saisir et corriger des textes, produire des documents et des présentations;
• Compiler des données, produire des statistiques, des tableaux croisés dynamiques (Excel), des graphiques, des diagrammes de Venn, etc.;
• Planifier et organiser diverses rencontres (en mode virtuel, hybride, présentiel), préparer les dossiers en appui, dresser les comptes rendus, s’il y a lieu, et assurer les suivis nécessaires;
• Voir à la location de salles (au Collège et à l’extérieur), s’assurer de répondre aux besoins logistiques (aménagement de la salle, audiovisuel et informatique, vignettes de stationnement, etc.), commander les repas, lorsque nécessaire, planifier les déplacements et réserver les véhicules lorsque requis;
• Préparer et transmettre des documents aux collaborateurs internes et externes. Donner les accès (outils numériques) et faire les suivis nécessaires;
• Réaliser diverses tâches administratives telles que les transferts budgétaires, la facturation, la vérification et le paiement des factures, les demandes de remboursements et le suivi des postes budgétaires;
• Effectuer les réquisitions de matériel de bureau (Coba) et de reprographie (Repro+), recevoir le matériel, récupérer les documents et en faire la distribution;
• Participer à la création de matériel et d’outils pour différentes activités (documents visuels, commandes, magasinage, mise en place, etc.);
• Collaborer à la création de sondages, à la compilation des données, à la présentation des résultats, etc.;
• Contribuer à la planification et au suivi des tâches pour différents événements selon le diagramme de Gantt établi par l’équipe ou le comité concerné;
• Collaborer à l’organisation des événements et des activités qui relèvent de la direction générale (déjeuner de la rentrée, activités d’information scolaire et de communication, etc.);
• Voir au classement, à la numérisation des documents et à l’archivage, selon la procédure établie;
• Transmettre la correspondance courante, voir à la distribution du courrier, identifier et diffuser l’information pouvant intéresser le personnel du service;
• Faire des photocopies, remplir les demandes de reprographie et d’impression (Repro+) et en assurer le suivi;
• Au besoin, aider ses collègues de la direction générale;
• Utiliser les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition;
• Accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.

Exigences :

Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat, un diplôme d’études collégiales en bureautique ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit;
• Maîtriser les logiciels Word, PowerPoint, Publisher, Visio, Outlook et TEAMS;
• Maîtriser Excel et être apte à produire des tableaux croisés dynamiques et des graphiques;
• Maîtriser ou être en mesure de maîtriser, dans un délai raisonnable, les plateformes MIRO, CANVA, Benchmark et PREZI;
• Connaître les principes de mise en page et de disposition de texte;
• Connaître les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat;
• Être en mesure d’utiliser efficacement les technologies de l’information et des communications.

Tests requis :

Les candidates et les candidats pourront être soumis à d'autres tests portant sur les exigences de l'emploi.

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui démontrent de l’intérêt pour notre établissement d'enseignement, cependant, seules celles invitées en entrevue seront contactées.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez par courriel un accusé de réception vous demandant de mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez obtenu une attestation de scolarité ou un diplôme additionnel depuis votre dernière visite, nous vous invitons à mettre à jour votre dossier afin de faire valoir l'ensemble de vos compétences, habiletés et expériences.